Kısa cevap: “E-posta kutusu doldu” uyarısında önce ilgili hesabın kullanılan ve ayrılan alanını doğrulayın. Büyük iletileri veya tüm hesabı hemen silmeyin. Saklanması gereken yazışmaları belirleyin, arşivin nerede tutulduğunu öğrenin ve doğrulanmış yedek olmadan geri alınamayacak işlemlere başlamayın.
Bir tedarikçi teklif gönderdiğini söylüyor, siz de kutuda doluluk uyarısı görüyorsunuz. Sorunu çözmek için aynı anda bilgisayar dosyalarını, telefon mesajlarını ve e-posta hesabını temizlemek doğru başlangıç değildir. Önce hangi sistemin hangi hesap için uyarı verdiğini bulun. Bu yazı, hazır silme tarifi yerine veri kaybını önleyen bir karar sırası sunar.
Hangi alanın dolduğunu belirleyin
Bilgisayarınızın diski, hosting alanı ve e-posta hesabına ayrılan alan aynı bilgi değildir. cPanel kullanan hesaplarda Email Accounts belgesi, her hesabın kullanılan, ayrılan ve yüzde kullanım alanlarını açıklar. Başka bir panel kullanıyorsanız karşılık gelen hesap depolama ekranını inceleyin; bu menü adlarının bütün hizmetlerde aynı olduğunu varsaymayın.
| Alan | Neyi inceleyin? | Neyi varsaymayın? |
|---|---|---|
| E-posta hesabı | Doğru adresin kullanım ve kota bilgisi | Diğer hesapların boş alanının otomatik aktarılacağını |
| İstemcideki yerel veri | Hangi cihazda hangi kopyanın tutulduğu | Sunucudaki bütün iletilerin burada bulunduğunu |
| Arşiv ve yedek | Gerçek konum ve geri yükleme imkânı | Arşiv adının bağımsız yedek anlamına geldiğini |
Örneğin yalnız bir çalışanın adresinde uyarı varsa bunu bütün şirket kutularının dolduğu şeklinde yorumlamayın. Kullanımın hangi hesaba ait olduğunu not edin. Ortak kullanılan bir adres varsa herhangi bir işlemden önce ilgili kişilere haber verin; sizin önemsiz gördüğünüz eski bir ileti başka bir çalışma için gerekli olabilir.
En çok alanı hangi klasör kullanıyor?
Gelen kutusuna bakmakla yetinmeyin; gönderilmiş, arşiv ve diğer klasörlerin kullanımını da inceleyin. cPanel’de Email Disk Usage arayüzü, ileti sayısı ve kullanılan alana göre inceleme yapmayı sağlar. Sağlayıcı bu özelliği açıp kapatabilir. Aynı belge, disk değerlerinin önbellek nedeniyle son değişikliği hemen göstermeyebileceğini belirtir.
Önce hangi klasörde yoğunluk bulunduğunu kaydedin. Tek başına ileti sayısı yerine toplam boyuta da bakın; teklif ekleri veya görsel dosyaları gibi içeriklerin saklama ihtiyacını değerlendirin. Bu, belli büyüklükteki bütün eklerin gereksiz olduğu anlamına gelmez. İş açısından önemli belgeleri yalnız boyutuna göre seçmeyin.
Telefondaki işlem sunucuya da yansıyor mu?
Telefon, ofis bilgisayarı ve VDS aynı kutuya bağlıysa bağlantı türlerini öğrenin. IMAP ve POP3 karşılaştırmamız, yerel kopya ile eşitlenen klasör farkını açıklar. Bir cihazdan silme veya taşıma yapmadan önce diğer cihazlarda beklenen sonucun ne olduğunu belirleyin.
Kaybolan bir iletinin kota nedeniyle hiç ulaşmadığını hemen varsaymayın. Webmaildeki klasörleri ve istemcideki görünümü karşılaştırın. Karşı tarafa ulaşma sorunu ile kutunun depolama durumu farklı incelemeler gerektirebilir; e-posta teslimat kontrol rehberi bu ayrımı yapmanıza yardımcı olur.
Arşivle düğmesi neden tek başına yeterli değil?
Arşiv, iletinin başka bir klasöre alınması olabilir. Mozilla’nın Thunderbird arşiv belgesi, hedefin sunucudaki hesap veya yerel klasör olabileceğini açıklar. Hedef hâlâ aynı sunucu hesabındaysa yalnız klasör adının değişmesiyle kotanın boşalacağını kabul etmeyin.
Yerel arşiv planlıyorsanız önce küçük ve hassas olmayan bir örnekle deneyin. İletinin ve ekinin açıldığını, doğru klasörde bulunduğunu ve gerektiğinde nasıl geri alınacağını kontrol edin. Büyük arşivi tek seferde taşımadan önce yeterli alanı ve doğrulanmış kopyayı hazırlayın. arşivleme ve yedekleme rehberimizdeki sorular, saklama planını netleştirmek içindir.
Silmeden önce bağımsız kopyayı doğrulayın
Çalışan e-posta uygulamasının veri klasörünün bulunması tek başına yedek değildir. Mozilla’nın profil ve yedek belgesi, Thunderbird verisinin programdan ayrı saklandığını ancak bunun otomatik olarak yedek sayılmadığını vurgular. Farklı bir istemcide kendi resmî yedekleme yöntemini izleyin.
Hangi tarihe kadar geri dönebileceğinizi ve deneme geri yüklemesinin yapılıp yapılmadığını öğrenin. Hizmetinizde otomatik yedek bulunduğunu varsaymak yerine kapsamı yazılı olarak doğrulayın. Toplu silme, hesabı kaldırma veya otomatik temizleme kuralı ekleme gibi işlemleri bu kontrolün önüne koymayın.
Temizlik mi, daha fazla kapasite mi?
- Doğru hesabın mevcut kullanımını kaydedin.
- Saklanacak yazışmaları ve çalışma için gereksiz kopyaları ayırın.
- Arşiv konumunu, yedeği ve geri dönüşü doğrulayın.
- Yalnız planlanan işlemi uygulayıp kullanım sonucunu yeniden gözlemleyin.
- Düzenli büyüme devam ediyorsa ihtiyaç duyulan kapasiteyi hesaplayın.
Eski belgelerin tutulması gerekiyorsa daha fazla alan değerlendirmek, acele silmeden daha uygun olabilir. Her durumda paket yükseltmek zorunda değilsiniz. kurumsal e-posta seçeneklerini hesap sayısı, saklama ihtiyacı ve yedek kapsamıyla birlikte inceleyin; fiyat veya ücretsiz kapasite artışı varsaymayın.
Destek talebinde uyarının tam metnini, ilgili hesabı ve gözlem zamanını belirtin. Parolayı veya tüm yazışma arşivini göndermeniz gerekmez. Temizlik sonrası kullanılabilir alanı ve kontrollü bir deneme iletisini kontrol edin; bir ekrandaki değişiklikle bütün ileti akışının düzeldiği sonucuna hemen varmayın.
Sıkça Sorulan Sorular
Bilgisayarda boş disk alanı varken e-posta kutusu dolabilir mi?
Evet. Bilgisayarınızın diski ile sunucudaki e-posta hesabına ayrılan alan farklıdır. Hangi hesap ve hangi kullanım sınırı için uyarı verildiğini panelden doğrulayın.
Arşivle düğmesi sunucu kotasını mutlaka azaltır mı?
Hayır. Arşiv aynı sunucu hesabındaki bir klasöre gidiyorsa sunucuda tutulmaya devam eder. Arşivin gerçek konumunu ve istemcinin davranışını kontrol edin.
Kota açmak için hesabı silip yeniden oluşturmalı mıyım?
Bunu temizlik yöntemi olarak kullanmayın. Hesabı silmek ile tek bir iletiyi yönetmek farklı işlemlerdir; hesabın verilerini kaybetmenize neden olabilir. Önce kullanım ve saklama ihtiyacını belirleyin.
Telefondan ileti silersem diğer cihazlar da etkilenir mi?
Bağlantı türüne ve istemci ayarına bağlıdır. IMAP üzerinden yapılan silme diğer konumlara yansıyabilir. İşleme başlamadan önce hesabın IMAP veya POP düzenini ve bağımsız yedeğini kontrol edin.
İletileri bilgisayara aktarmak tek başına yedek sayılır mı?
Verinin tek kopyasını sunucudan bilgisayara taşımak bağımsız bir yedek oluşturmaz. Kaynakları ve arşivi doğrulayın; gerektiğinde geri yükleyebileceğiniz ayrıca korunmuş kopya bulundurun.
Temizlikten sonra kullanım değeri hemen güncellenir mi?
Her arayüz için bunu varsaymayın. cPanel, disk kullanım değerlerinin önbellek nedeniyle son değişikliği anında göstermeyebileceğini belirtir. Aynı işlemi tekrar uygulamadan önce sonucu yeniden kontrol edin.